Sastanci u kompaniji su jedan od najčešćih oblika razmjene informacija, prikupljanja prijedloga i planiranja budućih akcija. Vještina pripremanja i vođenja sastanaka neophodna je u poslovnom svijetu
Prije sastanka
Priprema materijala i osiguravanje tehničkih uslova su dvije osnovne stvari prilikom organizacije sastanka. Neophodno je da se dnevni red na vrijeme dostavi svim planiranim učesnicima, ako je moguće sa uvodnim izlaganjem i analizama, ali u sažetom obliku.
Ukoliko uvodni materijal ipak nije dostavljen uz poziv, potrebno je, za početak sastanka, pripremiti kratko i jasno izlaganje iz koga će biti razumljiv cilj sastanka.
Pored uvodnog dijela, i ostatak izlaganja bi trebalo da bude dobro osmišljen, odnosno da sadrži analizu određenog problema, uz iznošenje tačnih i potpunih podataka, kao i zadataka, mjera i rješenja koji bi trebalo da se donesu.
Na sastanku
Stručnjaci preporučuju da sastanak ne traje duže od jednog i po sata, jer je prosječnom čovjeku poslije tog perioda teško da se koncentrira na određeni posao; veća je vjerovatnoća da će doći do greške, a isto tako je veća i mogućnost konflikta. Sastanak, prije svega, treba planirati tako da on traje umjereno, da ne bi došlo do zamora i dosade. Ako se sastanak oduži, treba planirati pauzu.
Kada sastanak počne, najvažniju ulogu ima predsjedavajući. Pored vođenja računa o cjelokupnom trajanju sastanka, on bi trebalo da pazi i na trajanje pojedinih diskusija. Diskutanti moraju biti svjesni toga da trajanje pojedinih izlaganja mora biti obrnuto proporcionalno broju učesnika.
Opšte pravilo koje ističu stručnjaci jeste da diskusija poslije 60 minuta postaje neefikasna, posle 90 nezanimljiva, a poslije 120 beskorisna, često sa lošim i štetnim zaključcima. Ako je već neophodno da sastanak bude duži, predsjedavajući poslije 90 minuta treba da oglasi pauzu, a poslije dva sata da obavezno završi ili prekine sastanak. Predsjedavajući bi, naravno, trebalo da je u potpunosti upoznat sa problematikom o kojoj se raspravlja, kao i da vodi diskusiju u smjeru postizanja cilja sastanka.
On bi, također, trebalo da vodi računa o održavanje pažnje učesnika, da stimuliše raspravu i održava atmosferu saradnje i timskog rada, bez ulaska u polemiku i uz uvažavanje mišljenja učesnika.
Diskusiju bi trebalo usmjeravati na problem i rešenje, a ne na ličnosti i na greške, odnosno na prekršioce, jer praksa pokazuje da, kada se učesnici orijentišu samo na napad ili odbranu, onda tu nema zajedničkog rada, ni timskog traženja najboljih rešenja. Takva atmosfera se može prenijeti i van sastanka, što može da pogorša odnose i saradnju na samom radnom mjestu.
Učesnici kvalitetnog sastanka su koncentrisani i pripremljeni, tako da je učešće u diskusiji konstruktivno, jasno, sažeto, bez nepotrebnih ponavljanja detalja iz prethodnih diskusija. Istupanje učesnika je višestruko korisna stvar, jer se ono koristi i za upoznavanje sredine sa razmišljanjima i stavovima pojedinaca.
Govornik na sastanku pokazuje svoju kulturu, elokventnost, logiku, zaključivanje, pronicljivost, uvjerenje, sposobnost za zajednički rad i sl. Takva zapažanja rukovodioci mogu da koriste za kasniju podjelu zadataka, odnosno za ocjenjivanje sposobnosti pojedinaca i za njihovo napredovanje. Učesnici bi trebalo da budu aktivni, naročito ako ocjenjuju da se donosi pogrešan zaključak, jer su, u protivnom, i sami pred kolektivom odgovorni za njegovo donošenje. (razvoj-karijere.com)